Contoh data karyawan untuk HRD – Informasi atau data karyawan sangat penting untuk dimiliki oleh HRD. Ada banyak kebutuhan yang perlu memakai data karyawan seperti pengisian database karyawan, perhitungan gaji, evaluasi kinerja, hingga perencanaan pelatihan karyawan. Intinya, data karyawan untuk HRD dapat menjadi salah satu acuan bagi HRD untuk mengambil keputusan.
Contoh Data Karyawan untuk HRD
Ketika di awal perekrutan, pasti karyawan perlu mengisi data secara lengkap. Itulah yang menjadi sumber pengumpulan data karyawan di setiap perusahaan. Biasanya ada banyak data yang diminta oleh perusahaan untuk dimasukkan ke database perusahaan.
Kira-kira apa saja contoh data karyawan untuk HRD miliki? Baca artikel ini selengkapnya!
1. Data Pribadi Karyawan
Data pribadi karyawan biasanya HRD gunakan untuk menentukan keputusan mengenai cuti karyawan, pajak penghasilan, hingga kompensasi tambahan yang bisa karyawan terima.
Isi dari data pribadi adalah:
- Nama lengkap
- Jenis kelamin
- Tempat dan tanggal lahir
- Alamat
- Status perkawinan
- Kewarganegaraan
- Pendidikan terakhir
- Nomor telepon
- Jabatan di perusahaan
2. Data Kehadiran Karyawan
Untuk menghitung gaji karyawan, HRD bisa menentukan dari jumlah kehadiran karyawan. Tidak hanya absensi saat hadir, tetapi ketika sakit, izin, bolos, atau bahkan cuti, bisa menjadi pertimbangan HRD menentukan upah karyawan.
3. Data Kinerja Karyawan
Ketika bekerja, karyawan memiliki target-target tertentu dari atasan. Maka dari itu, penting sekali bagi HRD untuk mengetahui data kinerja karyawan berupa target yang dicapai selama bekerja.
4. Data Gaji Karyawan
HRD perlu memiliki data gaji setiap karyawan per bulan, kompensasi atau tunjangan tambahan, serta potongan-potongan pajak dan asuransi milik karyawan. Data tersebut bisa menjadi acuan untuk HRD memberi estimasi gaji di posisi tersebut untuk rekrutmen selanjutnya.
5. Data Karier Karyawan
Data karier berisi rincian mengenai jenis, posisi atau jabatan, dan masa pekerjaan karyawan, hingga remunerasi yang diterima karyawan.
6. Data Cuti Karyawan
Setiap karyawan dalam sebuah perusahaan biasanya memiliki jatah pengambilan cuti. Tugas HRD salah satunya adalah mengumpulkan data cuti yang terpisah dari data kehadiran. Fungsinya adalah untuk mengetahui masa berlaku cuti dan sisa jatah cuti yang tersedia.
Lalu, bagaimana cara dapat mengelola data karyawan untuk HRD dengan baik?
Tips Mengelola Data Karyawan untuk HRD dengan Baik
Dengan segala data yang dimiliki oleh HRD, tentu perlu dikelola dengan baik agar menjadi manfaat bagi perusahaan. Banyaknya data tentu membuat HRD perlu mengetahui cara menyimpan hingga mengelolanya. Mungkin Anda sebagai HR penasaran, bagaimana cara mengelola data karyawan dengan baik?
1. Tentukan kebutuhan
Sebagai HRD alangkah lebih baiknya jika memahami kebutuhan perusahaan dan kesesuaiannya dengan data karyawan yang ada. Hal tersebut diperlukan karena pentingnya fokus dalam menyimpan data yang relevan dan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Perhatikan privasi
Ada banyak data penting seperti data pribadi yang sifatnya perlu dilindungi. HRD perlu memahami aturan atau perundang-undangan mengenai perlindungan data. Jangan biarkan sembarang orang mengakses data karyawan Anda.
3. Update dan Back-up
Ketika keamanan sudah terjamin, HRD perlu memastikan bahwa data yang dimiliki relevan dengan kondisi karyawan yang sebenarnya saat ini. Seperti yang kita tahu, beberapa data cenderung dapat berubah sewaktu-waktu. Maka dari itu, penting bagi HRD untuk selalu memiliki update terkini data karyawan perusahaan.
Selain tentang pembaharuan, back-up atau penyimpanan cadangan pun diperlukan. Banyaknya data penting akan sangat berisiko jika tiba-tiba hilang, terkena hack (dibajak), ataupun tidak bisa diakses. Penting sekali untuk memastikan bahwa selalu ada cadangan tempat untuk data karyawan di perusahaan Anda.
4. Simpan dengan teratur
Enam contoh data karyawan untuk HRD di atas memberi gambaran bahwa HRD perlu menggolongkan jenis-jenis data agar mudah ketika mencarinya. Penyimpanan dokumen data karyawan pun harus dapat dipastikan aman dan tersusun dengan baik.
5. Siapkan database dan penanggung jawab
Penting sekali untuk memiliki tempat pusat penyimpanan data karyawan. Jangan sampai dokumen-dokumen penting berisi data karyawan ditempatkan sembarangan. Perlu ada satu pusat data yang menaunginya.
Selain itu, penyimpanan data tidak lepas dari manusia sebagai penanggung jawabnya. HRD perlu menunjuk seseorang yang bisa dipercaya untuk bisa menjaga dan mengelola data karyawan dengan baik dan benar.
Baca Juga: 3 Faktor yang Mempengaruhi Lingkungan Kerja Kondusif
Sebelum mengelola data karyawan, Anda sebagai HRD perlu merekrut karyawan terlebih dahulu untuk mendapatkan data mereka. Proses perekrutan tentunya perlu melalui beberapa tahap.
Namun, sebagai HR, Anda tidak perlu khawatir lagi karena kini telah hadir Aikrut.id sebagai solusi proses rekrutmen berbasis AI yang akan membantu Anda menemukan talenta terbaik. Jika perusahaan Anda berminat, silakan kunjungi website-nya dan langsung hubungi kontak tertera.
Baca juga artikel lainnya di Blog Aikrut untuk mengetahui insight lainnya seputar dunia pekerjaan.
