Kehadiran karyawan bisa menjadi salah satu tolak ukur dalam penilaian kinerja karyawan dan produktivitas pekerjaannya. Maka dari itu, penting sekali untuk memiliki pendataan mengenai absensi karyawan secara bulanan. Ada banyak cara yang bisa Anda pakai, salah satunya adalah menggunakan program Microsoft Excel.
Tidak hanya untuk memantau kinerja karyawan, kehadiran atau absensi karyawan juga berfungsi untuk mengatur waktu kerja dalam pembagian tugas setiap karyawan. Dengan mengetahui absensinya, pihak perusahaan dapat menyesuaikan tentang pembagian waktu kerja karyawan. Selain itu, absensi karyawan juga penting untuk menghitung gaji karyawan agar sesuai dengan apa yang ia kerjakan, tidak lebih dan tidak kurang.
Perusahaan Anda wajib tau mengenai contoh absensi karyawan bulanan di Excel, baca artikel ini sampai habis ya!
Kolom-kolom yang penting
Isi sebuah absensi karyawan sebetulnya cukup sederhana. Anda dapat membuatnya dengan mencantumkan beberapa kolom, seperti:
- Nama lengkap karyawan
- Posisi/jabatan di perusahaan
- Tanggal kehadiran kerja
- Keterangan (hadir, izin, cuti, sakit, alfa)
Informasi di atas diperlukan untuk verifikasi absensi karyawan agar memudahkan pengumpulan data atau rekap. Fungsinya adalah untuk mencapai suatu kesimpulan dari hasil kinerja karyawan dan juga gaji yang bisa perusahakan berikan kepadanya.
Baca Juga: Employee Gathering: Sarana Kumpul Karyawan yang Bermanfaat
Cara membuat absensi karyawan bulanan Excel
Ada banyak cara dalam pembuatan absensi, dari proses secara manual hingga digital. Kali ini, pembuatan absensi karyawan memiliki tahapan secara digital menggunakan Excel atau Spreadsheet. Berikut ini adalah tahapan dalam membuat absensi karyawan bulanan Excel:
- Buat langsung tabel bulanan beserta identitas, tanggal, dan keterangan
Langkah pertama adalah isi tabel yang sudah tersedia dengan format seperti di atas. Ada nama, jabatan, tanggal, jumlah hari kerja, dan keterangan setiap kehadiran karyawannya. Tabel ini dapat diisi dan memudahkan perekapan karena sudah rinci terdapat keterangan yang bisa menjadi bentuk bukti kehadiran karyawan.
- Tambahkan border untuk keseluruhan tabel
Agar tampilan terlihat lebih rapi, border perlu ditambahkan. Jika Anda menyukai estetika, bisa juga ditambahkan warna-warna sesuai selera.
- Menggunakan fitur conditional formatting
Untuk di Excel, Anda bisa menemukan fitur tersebut di bagian Home tetapi di Spreadsheet, Anda bisa menemukan di Format. Tentukan format yang ingin Anda gunakan, contohnya untuk pengisian keterangan absensinya. Jika hadir, mungkin bisa berikan warna hijau, izin bisa warna kuning, dan sebagainya. Fitur tersebut dapat memudahkan Anda memantau kehadiran kerja karyawan.
- Buatlah rekapan dengan COUNTIF / COUNTIFS
Untuk merekap, daripada menghitung satu-satu dengan manual, lebih baik menggunakan fitur yang ada di Excel ataupun Spreadsheet. Format yang ada disebut COUNTIF/COUNTIFS. Rumusnya untuk di Excel adalah: COUNTIF(range cell awal:range cell akhir di tanggal, “kode absensi”).
Sedangkan di Spreadsheet, bisa dengan, =COUNTIFS(range cell awal:range cell akhir di tanggal, “kode absensi”).
Dengan kode tersebut, Anda bisa lebih mudah menghitung jumlah kehadiran karyawan.
Contoh Absensi Karyawan Excel
Tenang saja, jika Anda bingung membuat dari awal. Kami memiliki template contoh absensi karyawan Excel yang bisa langsung digunakan. Kunjungi link ini untuk download absensi karyawan karyawan excel gratis https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HoRJkPIQ7PVSPx-3wL25ywkxRB6yHKqw5cFjHvPZJHE/edit?usp=sharing, dan Anda bisa langsung menyalinnya!
Pada dasarnya spreadsheet dan Excel mirip-mirip, jadi meskipun template di atas dari Spreadsheet, Anda tetap bisa menyimpannya dengan format Excel. Selamat menggunakan contohnya!
Sebagai HRD tentu tidak hanya merekap absensi karyawan, Anda perlu juga terlibat dalam proses rekrutmen. Kini, Aikrut.id telah hadir untuk membantu proses rekrutmen agar Anda bisa mengaturnya dengan lebih mudah. Cukup dengan satu platform, segala proses rekrutmen dari screening CV hingga asesmen bisa dilakukan!
Silakan kunjungi blog Aikrut.id untuk mengetahui informasi seputar dunia pekerjaan lainnya.
