Banyak yang mengira bahwa HRD dan bagian personalia adalah sama. Namun terdapat beberapa perbedaan dari kedua posisi tersebut.
Namun perbedaan tersebut tidak dapat dijadikan sebagai acuan dalam menentukan job description karena tugas dan tanggung jawabnya bisa saja berbeda pada setiap perusahaan.
Bahkan ada pula perusahaan yang menggabungkan kedua divisi tersebut karena pada dasarnya bagian personalia adalah bagian dari divisi HRD.
Kami ingin membantu terciptanya produktivitas kerja yang baik. Hal itu kami tuangkan melalui artikel ini agar Anda dapat lebih mengetahui perbedaannya.
Pengertian dan Tugas dari HRD?
HRD adalah singkatan dari Human Resource Department atau dalam Bahasa Indonesia artinya Sumber Daya Manusia (SDM). Seperti namanya, posisi ini bertanggung jawab untuk melakukan pengelolahan karyawan biasa hingga manajer sekalipun.
Tugas utama dari seorang HRD yaitu memastikan perusahaan berjalan dengan baik karena dukungan tiap-tiap karyawan yang terlibat. Dalam menjalankan tugas tersebut, HRD memiliki beberapa program untuk menunjang terlaksananya misi tersebut.
Sebelum membahas tentang bagian personalia, kami ingin menyajikan beberapa tugas dari HRD lengkap pada artikel di sini. Namun artikel ini akan merangkumnya agar lebih mudah untuk dipahami.
Pertama yaitu proses rekrutmen. Pada tahap ini HRD harus benar-benar teliti dalam menyeleksi kandidat. Sebagai HRD, Anda perlu mengetahui visi dan misi perusahaan dan jobdesc posisi yang akan dibuka. Anda akan terbantu dalam merekrut calon kandidat apabila Anda memiliki pengetahuan tentang kedua poin itu.
Berbeda dengan bagian personalia, HRD harus mampu menganalisa masa depan perusahaan dimasa yang akan datang. Faktor internal hingga eksternal perlu diseimbangkan untuk mudah meraih tujuan-tujuan perusahaan.
Untuk meraihnya, Anda perlu melakukan pembaharuan skill setiap karyawan di perushaan. Oleh karena itu, Anda perlu menyisihkan waktu untuk mereka mendapatkan peningkatan skill dan pengetahuan dalam bidangnya masing-masing. Itu tidak akan sia-sia karena karyawan akan memiliki kemampuan yang lebih baik karena menyesuaikan kebutuhan pasar lsaat ini.
Itu hanyalah beberapa tugas HRD. Akan tetapi Anda perlu membaca lebih lengkap 8 (delapan) tugas seorang HRD dalam artikel ini.
Pengertian dan Tugas Dari Bagian Personalia Adalah?
Sederhananya, bagian personalia adalah bagian dari HRD yang berkewajiban dalam mengurus segala kebutuhan administratif semua karyawan dalam perusahaan. Selain itu, divisi personalia menjalankan hubungan industrial yang baik antara perusahaan dan karyawan. Lantas, apa itu hubungan industrial?
Menurut lama resmi Disnaker, hubungan industrial adalah rangkaian dari semua pihak yang berperan penting dalam kehidupan perusahaan. Mereka yang berperan penting dalam hal ini antara lain: karyawan, pengusaha hingga pemerintahan. Pengertian ini telah ada pada pasal 1 Ayat 16 dalam Undang-Undang No.13 tahun 2003.
Undang-undang tersebut masih berkaitan dengan bagian personalia. Jika kita kilas balik ke masa lalu, bagian personalia adalah bagian dari Human Relations.
Pada saat itu, tanggung jawab seorang Human Relation mulai meningkat. Maka dari itu mereka membutuhkan bantuan posisi yang mengurus urusan administratif seperti cuti, presensi dan gaji. Dalam mengatur keseluruhan itu, personalia harus mempertimbangkan orang-orang yang berperan penting dalam hubungan industrial di atas.
Tidak hanya itu, bagian personalia juga memiliki tugas dan tanggung jawab lainnya seperti berikut ini:
- Menyiapkan perjanjian kerja untuk karyawan baru,
- Memperbaharui data-data perusahaan,
- Membuat surat menyurat yang ditujukan untuk internal atau diluar perusahaan,
- Memelihara fasilitas dan pengadaan barang untuk produktivitas kerja tiap karyawan,
- Memberikan pinjaman karyawan, atau,
- pemberian tunjangan uang terhadap tiap karyawan.
Kapan Membutuhkan Bagian Personalia?
Sebenarnya antara HRD dan Personalia adalah suatu kesatuan yang tidak disarankan untuk terpisah. Namun hal itu menyesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.
Bagi perusahaan menengah dan menengah ke atas, bagian personalia adalah wajib ada. Hal itu untuk membantu kinerja HRD dalam sebuah perusahaan. Maka dari itu, kedua posisi tersebut akan berjalan sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing.
Namun tidak jarang bagian Personalia tidak ada dalam sebuah perusahaan. Biasanya perusahaan tersebut meniadakan personalia karena beberapa faktor, salah satu yang utama adalah menjadikan perusahaan untuk bekerja se-efisien mungkin.
Sayangnya, prinsip tersebut tidak selamanya dapat menguntungkan perusahaan. Posisi HRD akan menjadi salah satu posisi dengan beban kerja yang berat. Tidak hanya mengurus pengembenagan diri karyawan saja, namun HRD harus melakukan jobdesc dari bagian personalia. Beban kerja yang berlebihan dikhawatirkan akan berdampak buruk bagi keberlangsungan perusahaan.
Namun sepertinya, kemungkinan buruk tersebut akan minim terjadi pada perusahaan yang masih berskala kecil. HRD berkewajiban untuk memiliki kemampuan seperti bagian Personalia. Disamping itu, karyawan perusahaan kecil masih tergolong sedikit dan belum terlalu membutuhkan banyak karyawan baru. Maka dari itu, HRD tidak memiliki beban kerja yang berlebihan.
Maka dari itu, terkait kapan dan pentingnya bagian Personalia ada pada perusahaan, semua itu tergantung pada misi dari perusahaan. Anda perlu menganalisis kondisi pasar hingga finansial perusahaan.
Pastikan keduanya berjalan beriringan untuk dapat mencapai misi perusahaan.
Bagian Personalia Adalah Posisi yang Meringankan Produktivitas Kerja Anda
Setelah tahu tentang bagian Personalia, diskusikan pertimbangan akhir kepada atasan Anda.
Lakukan analisa yang baik untuk mengetahui pentingnya bagian Personalia dalam perusahaan. Pertimbangkan tugas, fungsi hingga kondisi perusahaan dalam menggunakan Personalia.
Jika Anda mengalami beban kerja, mungkin bagian Personalia adalah alternatif . Apakah Anda ingin memanfaatkan teknologi Artificial Intelligence (AI) untuk meringankan proses rekrutmen? Kami adalah solusinya.
Aikrut memiliki teknologi Artificial Intelligence untuk melihat karakter calon kandidat. Oleh karena itu, Aikrut dapat menyeleksi calon kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Cari tahu selengkapnya tentang Aikrut, di sini!
Referensi:
https://mediaindonesia.com/humaniora/449306/ini-tugas-dan-fungsi-personalia-di-perusahaan
