Teknologi kian berkembang dan menghasilkan teknologi terbaru bernama Artificial Intelligence (AI). Pembaharuan tersebut telah memasuki hampir di seluruh ranah kehidupan tak terkecuali perkantoran. Otomatisasi perkantoran adalah istilah yang akrab disemua kalangan perusahaan saat ini.
Adanya otomatisasi dalam perkantoran memiliki manfaat yang baik bagi perusahaan dan karyawan. Agar lebih tahu, artikel ini akan membahas seputar otomatisi dalam perkantoran hingga manfaat dan contohnya.
Bagi seorang HRD, otomatisasi ini berguna untuk mengerjakan hampir seuluruh tugas dan tanggung jawab Anda. Hingga proses rekrutmen, otomatisasi perkantoran akan meminimalisir beban kerja yang berlebihan.
Manakah tugas yang terbantu berkat adanya otomatisasi perkantoran? Berikut Aikrut jelaskan mulai dari pengertiannya.
Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mendefinisikan otomatisasi adalah penggantian tenaga manusia menjadi tenaga mesin yang berguna untuk mengatur segala sesuatu tanpa pengawasan manusia. Dengan demikian tiap karyawan dapat mengerjakan tugasnya yang lain dalam pekerjaan.
Otomatisasi perkantoran umumnya memanfaatkan perangkat eletronik berbasis telekomunikasi. Penggunaan ini berguna untuk meminimalisir keterlibatan manusia atau karyawan dalam hal komunikasi secara formal hingga informal. Otomatisasi ini memungkinkan karyawan agar lebih produktif dan mampu mengerjakan tugas yang lebih cepat.
Meskipun nonformal, otomatisasi ini juga dipercaya dapat meningkatkan semangat dan produktivitas dalam bekerja. Dengan komunikasi yang semaki mudah, para karyawan akan lebih mudah berkoordinasi dengan yang lainnya dengan menggunakan perangkat teknologi tersebut.
Otomatisasi perkantoran juga bergunauntuk menjalin relasi dengan klien dan perusahaan lain. Hal itu karena Anda akan menggunakan beberapa aplikasi untuk menjalin kerja sama yang baik dan cepat.
Namun tidak selamanya kegunaan formal hanya berkaitan dengan urusan eksternal. Akan tetapi otomatisasi perkantoran juga berfungsi untuk pemberdayaan seluruh karyawan perusahaan.
Manfaat menerapkan otomatisasi tidak hanya sebatas itu saja. Berikut ini penjelasan selengkapnya.
Manfaat Otomatisasi di Perkantoran
Pada dasarnya otomatisasi perkantoran adalah sebuah aktivitas yang membantu karyawan untuk mengerjakan segala aktivitas di perkantoran dengan bantuan teknologi.
Selain itu, manfaat lainnya dari penggunaan teknologi dalam perkantoran ini bisa Anda simak dalam penjelasan di bawah ini.
1. Menyelesaikan Kinerja yang Lebih Cepat
Ingat, otomatisasi sepenuhnya mengerjakan tugas Anda namun meminimalisir beban kerja di kantor. Cara tersebut menggunakan teknologi untuk membantu menyelesaikan tugas tanpa pengawasan Anda dan waktunya lebih cepat.
Kecepatan teknologi dalam menyelesaikan tugas lebih unggul daripada manusia. Kemampuan tersebut diharapkan dapat terselesaikan dengan cepat sebelum tanggal jatuh tempo yang diberikan kantor.
2. Mengurangi Banyaknya Penyimpanan di Kantor
Perusahaan membutuhkan tempat untuk menyimban berkas-berkas yang penting. Sayangnya tidak semua perusahaan menyimpan berkas dengan baik karena berbagai alasan seperti kelebihan muatan berkas-berkas sehingga tidak tersimpan dengan baik.
Agar meminimalisir kejadian tersebut, saatnya Anda menerapkan sistem otomatisasi perkantoran. Data-data tersebut akan tersimpan aman dalam beberapa folder. Saat diperlukan Anda pun cukup mencari nama berkas dalam kolom pencarian dan teknologi akan memunculkan berkas yang Anda inginkan.
Otomatisasi perkantoran ini menjadi langkah antisipasi terjadinya kejadian yang tidak terduga seperti banjir dan kebakaran yang berdampak pada berkas yang penting. Dengan mengantisipasi otomatisasi tersebut, Anda akan menyelamatnkan perusahaan secara langsung melalui berkas-berkas yang penting tersebut.
3. Menjalin Komunikasi yang Baik
Otomatisai perkantoran juga bisa digunakan untuk alat komunikasi yang baik sesama karyawan perusahaan. Dengan adanya kemajuan teknologi ini, komunikasi tetap bisa terjalin tanpa harus bertatap muka. Kemudahan tersebut berkaitan dengan koordinasi dan menjalin hubungan baik demi keberlangsungan perusahaan yang lebih baik.
Koordinasi dengan pihak eksternal akan terbantu dengan adanya otomatisasi perkantoran. Anda mampu menghasilkan respon yang cepat teradap keinginan dari klien. Respon itulah yang membuat klien menjadi senang dengan tanggung jawab perusahaan Anda.
Selain pihak internal perusahan, koordinasi tersebut akan bermanfaat juga dengan pihak eksternal klien. Dengan teknologi yang cepat Anda juga melakukan koordinasi yang cepat dan sesegera mungkin untuk memberikan respon kepada klien.
Respon yang baik ini akan membuat klien atau pihak eksternal akan lebih senang karena respon yang baik dan cepat.
Contoh Otomatisasi Perkantoran
Perusahaan dikatakan menjalankan otomatisasi perusahaan jika memiliki beberapa contoh aplikasi sebagai berikut:
Dahulu surat harus berbentu lembaran kertas namun saat ini perusahaan Anda dapat mengirimkan surat dengan cepat dan tanpa membuang banyak kertas kepada pihak-pihak eksternal.
Berbekal peralatan telekomunikasi dan jaringan internet, surat tersebut akan langsung terkirim dan akan berdampak pada kepuasan pelanggan.
Pengolahan Kata
Membuat segala jenis tulisan untuk keperluan perusahaan bukan lagi hal yang rumit. Anda bisa mengerjakan semua jenis tulisan dalam satu perangkat elektronik.
Apalagi aplikasi pemrosesan kata mulai banyak bermunculan. Oleh karena itu, segala pekerjaan yang berkaitan dengan penulisan dapat dikerjakan dengan menghemat waktu. Selain itu hasil penulisan dapat dibagikan oleh orang-orang tertentu untuk melakukan pengecekan secara langsung.
Konferensi Daring
Saat ini koordinasi bisa dilakukan secara daring. Mulai dari teks hingga pertemuan dengan orang lain adalah salah satu model otomatisasi perkantoran.
Bahkan terdapat beberapa perusahaan yang menggunakan aplikasi berbayar untuk mendapatkan fitur yang lebih banyak untuk menunjang otomatisasi perkantoran Anda.
Rekrutmen Karyawan Baru
Sebagai HRD, rekrutmen adalah sesuatu yang menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Teknologi adalah peralatan yang mampu membantu Anda dalam proses merekrut karyawan baru. Dengan demikian Anda akan mendapatkan hasil yang lebih baik dengan waktu yang cepat.
Hal tersebut sangat berguna jika Anda tengah merekrut banyak calon kandidat. Berkat otomatisasi perkantoran, rekrutmen akan lebih cepat dan efisien dengan menggunakan bantuan teknologi.
Lalu adakah aplikasi yang memanfaatkan teknoologi untuk membantu HRD dalam perekrutan? Aikrut solusinya.
Baca juga:
- Contoh Kecerdasan Buatan Untuk Kemudahan HRD | Aikrut
- Aplikasi HRD Berbasis Web Menggunakan AI | Aikrut
Aikrut Sebagai Salah Satu Otomatisasi Perkantoran
Perkantoran terdiri dari berbagai divisi yang memiliki kesibukan lain. HRD adalah divisi pekerjaan yang punya kesibukan lebih. Anda bertanggung jawab untuk urusan komunikasi para karyawan dan menghasilkan karyawan yang presisi untuk masa depan perusahaan.
Oleh karena itu, gunakanlah Aikrut untuk otomatisasi perkantoran dalam perekrutan karyawan baru. Anda akan mendapatkan bantuan analisis dengan menggunakan teknologi terbarukan untuk mengetahui kepribadian calon karyawan dengan menggunakan beberapa fitur yang menggunakan Artificial Intelligence (AI).
Mari gunakan otomatisasi perkantoran dengan menggunakan Aikrut untuk mengehamat waktu, biaya dan menghasilkan karyawan yang presisi.
Referensi:
