Setiap perusahaan membutuhkan seseorang yang mengelola kegiatan administrasi di dalamnya atau yang bisa disebut sebagai general admin. Perusahaan baik besar maupun kecil pasti memiliki tugas-tugas administrasi yang harus diselesaikan. Maka dari itu penting sekali untuk memiliki karyawan dengan posisi tersebut.
Ingin tau lebih mengenai tugas dan tanggung jawab general admin? Baca artikel ini sampai akhir ya!
Apa itu general admin?
Sebelum membahas tugasnya, mungkin Anda bertanya-tanya, apa itu general admin atau administrasi umum? Jawabannya adalah sebuah profesi yang berkutat di banyak jenis tugas administratif dalam perusahaan atau organisasi. Perusahaan memiliki banyak dokumen, data, dan arsip yang memerlukan seseorang untuk mengurusnya. Maka dari itu, muncul profesi general admin yang bisa terlibat di dalamnya.
Terkadang, pekerjaan tersebut dibantu oleh software atau teknologi yang ada agar tugasnya lebih mudah diselesaikan. Saat ini, sudah banyak aplikasi dan teknologi yang dapat membantu seseorang bekerja, termasuk urusan administrasi.
Tugas dan tanggung jawab general admin
Setiap pekerjaan pasti memiliki tugas dan tanggung jawab yang perlu diemban, begitu juga role general admin. Apa saja tugasnya? Berikut ini list dari tugas dan tanggung jawabnya yang perlu Anda ketahui:
1. Mengelola arsip dokumen dan data penting
Perusahaan tidak lepas dari dokumen seperti surat-surat penting, laporan, dan catatan. Tugas dari seorang admin adalah mengelola dokumen-dokumen tersebut baik yang masih digunakan maupun yang disimpan sebagai arsip.
Selain dokumen, data perusahaan seperti data elektronik pun perlu dikelola dengan baik. Tidak sekadar mengelola dokumen, kemampuan menguasai cara mengklasifikasikan dokumen agar tertata rapi dan mudah disortir pun dibutuhkan.
2. Mengatur timeline perusahaan
Jadwal perusahaan penting sekali untuk diatur karena setiap kegiatan yang berkaitan dengan perusahaan tidak boleh bertabrakan satu sama lain. Jika tidak diatur dengan baik, ada kemungkinan kegiatan perusahaan menjadi terhambat.
Itulah mengapa posisi admin dibutuhkan, yaitu salah satunya bertugas mengatur jadwal yang ada di perusahaan. Contohnya, diadakannya perjalanan keperluan bisnis ataupun meeting untuk kerja sama sehingga perlu bisa mengatur jadwal tersebut dengan baik agar kegiatannya lancar.
3. Menjaga inventaris dan aset kantor
Selain dokumen penting, inventaris atau barang-barang milik kantor juga perlu dikelola dengan baik. General admin adalah seseorang yang bisa merincikan aset-aset milik kantor dan mengelola keberadaannya agar tidak hilang ataupun rusak.
4. Berkomunikasi dengan pihak luar
Perusahaan tidak lepas dari yang namanya kerja sama atau partnership dengan pihak luar. Sering kali, perusahaan A bisa berkolaborasi dengan perusahaan B untuk keberlangsungan bisnisnya. Hal tersebut akan meningkatkan kemungkinan terjalinnya komunikasi di antara dua pihak.
Siapa yang menjadi perantara di antara keduanya? Betul, seorang general admin memiliki tugas untuk bisa berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan, baik itu konsumen, kompetitor, maupun perusahaan kolaborator.
Secara lebih rinci, berikut ini adalah tugas-tugas:
- Melakukan pembukuan, pemeliharaan dan perawatan aset dan inventaris perusahaan.
- Penyediaan barang dan jasa.
- Membuat daftar dan memesan kebutuhan perusahaan (barang ataupun jasa).
- Menerima dan memeriksa pesanan barang dan jasa.
- Mengurus jadwal, perizinan, transportasi, dan akomodasi perjalanan dinas.
- Mengatur pengelolaan, pemeliharaan, dan perbaikan gedung dan fasilitas perusahaan.
- Mengelola, menerima, menyimpan, mengarsipkan, hingga memusnahkan dokumen dan arsip.
- Memberikan layanan dukungan kepada karyawan dalam administrasi.
Baca Juga: HR Supervisor: Tugas dan Cara Mendapatkan Sertifikasi
Apa saja fungsinya?
Jika ditelaah dari tugas dan tanggung jawab general admin di atas, pada intinya, fungsi dari general admin adalah menjaga jalannya perusahaan dari sisi administrasi. Seorang general admin berfungsi dalam memastikan pengelolaan dokumen, inventaris, jadwal, hingga komunikasi dengan pihak luar, semuanya lancar.
Seperti yang kita ketahui juga, ada banyak divisi di dalam sebuah perusahaan. Setiap divisi memerlukan adanya general admin untuk mengurusi tugas administrasi di divisinya. Nah, jika Anda tertarik, Anda perlu memiliki beberapa kemampuan berikut:
- Komunikasi yang lancar
- Pandai menggunakan teknologi (tidak gaptek)
- Tingkatkan percaya diri dalam komunikasi
Dengan memiliki kemampuan di atas, pekerjaan sebagai general admin dapat dijalani dengan lebih profesional. Selain itu, Anda perlu juga mengetahui tipe-tipe pekerja administrasi, contohnya sebagai paruh waktu, penuh waktu, pegawai magang, atau bahkan pekerja lepas. Ketika sudah menentukan jalurnya, bisa diperkuat lagi kemampuan yang dibutuhkan perusahaan.
Jika perusahaan Anda tertarik untuk merekrut calon karyawan berpotensial, Aikrut.id hadir untuk membantu proses rekrutmennya. Saat ini, sudah ada teknologi berbasis Artificial Intelligence yang bisa membantu rekrutmen perusahaan menjadi lebih efektif.
Silakan baca juga artikel lainnya di blog Aikrut untuk mengetahui lebih dalam mengenai proses rekrutmen dan dunia pekerjaan.
