Seringkali dalam Worklife, manajement memberikan constructive criticism atau kritik membangun. Penyampaiannya tidak jarang menggunakan feedback negative dan seperti meremehkan pemberian positive feedback. Pimpinan dan manajer perusahaan dengan beban tanggung jawab yang besar cenderung menyampaikan constructive criticism dibandingkan memuji karyawan yang berkinerja baik, karena dirasa lebih penting menyelesaikan permasalahan mendesak terlebih dahulu. Padahal, pemberian positive feedback harus diberikan sebanyak menyampaikan kritik yang membangun.
Alasan Manajemen Harus Memberikan Positive Feedback
1. Meningkatkan Kepercayaan Diri dan Self Actualization Individu
Dalam dunia pekerjaan tidak jarang ditemui karyawan yang kehilangan motivasi dan semangat kerjanya ditengah penyelesaian tanggung jawab. Anna Malik selaku Leadership ELT Graduate at Oxford TEFL menyampaikan pandanganya tentang pentingnya positive feedback dal oxfortefl.com. Anna memulai pembahasannya berdasarkan pada Maslow’s Hierarchy of Needs, seperti terlihat pada gambar di bawah ini:
Anna menjelaskan jika manusia tidak akan berpindah ke tingkatan tertinggi jika kepuasan pada jenjang hirarki kebutuhan terbawah belum terpenuhi. Berdasarkan pada Hierarki Maslow, kepercayaan diri seseorang bisa tercapai apabila berhasil memenuhi kebutuhan fisik, safety dan security, serta love and belonging. Kepercayaan diri menjadi indikator penting yang mempengaruhi kinerja seseorang dalam lingkungan pekerjaan.
Positive feedback memiliki peranan penting untuk membantu menjaga kinerja seseorang. Kurangnya umpan balik positif akan mempengaruhi kepercayaan diri dan rasa pencapaian diri. Kebutuhan untuk dihargai menjadi salah satu kebutuhan mendasar bagi seseorang. Kamu bisa memperolehnya dari lingkungan pertemanan, keluarga dan lingkungan pekerjaan. Jadi kurangnya positive feedback akan membuat self-esteem seseorang sulit digapai. Hal ini memungkinkan terhambatnya kreativitas dan spontanitas yang dimiliki seseorang dan berdampak pada kemampuan pemecahan masalah orang tersebut. Selain tiu, jika seseorang mempunyai tingkat kepercayaan diri yang rendah, maka akan menghambat proses aktualisasi diri dan akan menghambat individu untuk mengembangkan potensi yang dimilikinya.
2. Meningkatkan Rasa Pencapaian Diri
Frederick Herzberg mendefinisikan pencapaian diri sebagai rasa pencapaian internal dan dihargai. Pencapaian diri bisa terwujud jika mendapatkan pengakuan dari pihak eksternal sesekali. Hal ini membantu meningkatkan kepercayaan diri, perasaan dihormati dan dihargai, yang mendorong perkembangan diri lebih mendalam.
3. Meningkatkan Kinerja Diri
Positive feedback menjadi alat untuk menumbuhkan motivasi dari dalam diri. Pink dalam artikel oxfordtefl.com menjelaskan jika tiga elemen kunci dalam menumbuhkan motivasi adalah autonomy, mastery dan purpose. Dia menjelaskan jika karyawan akan termotivasi jika mereka bisa terlibat dan memilih sendiri tanggung jawabnya, bekerja untuk tujuan yang lebih besar dan lebih baik dari diri mereka sebelumnya. Berdasarkan pada pendapat Pink, Anna menyimpulkan jika positive feedback memiliki pengaruh besar dalam menumbuhkan kepercayaan diri dan memotivasi individu untuk melakukan hal yang lebih baik. Umpan balik positif dinilai lebih baik dibandingkan imbalan berupa materi.
Cara Penyampaian Feedback
Positive feedback tidak hanya sebatas ucapan “you are doing a good job”, karena hal ini terkadang terkesan tidak tulus dan memiliki makna samar. Kilton menjelaskan jika positive feedback harus memiliki beberapa hal berikut ini:
1. Relevan
Umpan balik positif harus sesuai dengan tugas,karir, perannya dan situasi yang seseorang hadapi saat itu.
2. Spesifik
Positive feedback yang disampaikan secara umum dan tidak terfokus akan memberikan kesan tidak tulus. Management sebaiknya memberikan feedback yang merujuk pada pencapaian karyawan secara sangat spesifik, sehingga feedback tersebut akan memberikan dampak positif.
3. Tepat Waktu
Waktu juga menjadi salah satu hal yang harus diperhatikan dalam pemberian feedback. Umpan balik yang diberikan terlalu lama setelah pencapaian seseorang dirasa tidak tepat, jadi pemberian positive feedback semakin cepat semakin baik.
4. Valuable
Positive feedback yang diberikan harus memenuhi kebutuhan valuable internal.
Management bisa menggunakan pendekatan What/Why saat memberikan umpan balik positif. Pendekatan ini dilakukan dengan cara memberitahukan tentang tindakan apa yang mereka lakukan sehingga membuat Kamu terkesan, dan menjelaskan mengapa aksi tersebut memberikan dampak efektif untuk kinerja perusahaan. Umpan balik positif yang diberikan menggunakan pendekatan ini, membuat orang yang dipuji mengerti dengan jelas tentang apa yang Kamu harapkan dari mereka.
Pemberian positive feedback tidak hanya menjadi kewajiban management perusahaan. Dalam sebuah organisasi yang lebih besar, Kita harus mendorong agar semua orang bisa menjadi lebih terbuka untuk memberikan pengakuan, dorongan dan juga pujian untuk satu sama lain. Hal ini akan menumbuhkan motivasi diri untuk berkembang menjadi individu yang lebih baik dengan memaksimalkan semua potensi yang dimiliki.
Bagaimana caranya?
Pertanyaan terbaru yang timbul dalam pemberian positive feedback di tengah kondisi pandemi saat ini adalah, bagaimana cara penyampaian umpan balik positif di tengah penyelenggaraan kebijakan work from home. Dimana, semua stakeholder perusahaan terhalang demografi dan komunikasi hanya terjalin melalui daring.
1. Tentukan Tools Komunikasi yang Digunakan
Teknologi komunikasi menjadi tool penting ketika menerapkan sistem kerja remote atau work from home. Hal lain yang harus diperhatikan perusahaan adalah menentukan teknologi komunikasi yang paling tepat sehingga bisa terhubung dengan semua stakeholder perusahaan dengan baik. Jenis saluran komunikasi yang digunakan harus disesuaikan dengan pesan yang ingin disampaikan. Jika komunikasi dilakukan secara tertulis maka bisa menggunakan aplikasi kirim pesan. Sedangkan jika menyampaikan informasi penting lebih disarankan untuk menggunakan aplikasi video.
Baca juga: Keuntungan Tren Kerja Remote Working
Penyampaian feedback melalui teknologi komunikasi tidak jarang terjadi kesalahpahaman dan bias informasi antara manajer dan karyawan. Oleh karena itu, positive feedback sebaiknya dilakukan dengan menggunakan aplikasi video. Baik untuk panggilan 1 to 1 atau panggilan grup. Menggunakan video bisa membangun hubungan yang lebih akrab dan meningkatkan semangat tim.
2. Jadwalkan Waktu untuk Memberikan Feedback
Membangun budaya pemberian feedback bisa menjadi salah satu cara untuk meningkatkan motivasi karyawan. Agar terwujud, maka Kamu harus membuat penjadwalan untuk memberikan feedback baik positive feedback and constructive criticism. Sebaiknya pemberian feedback dimulai dengan melakukan percakapan rutin mengenai kinerja karyawan.
3. Menjadi Peka dan Empati
Work from home atau remote sangat rentan memunculkan perasaan isolasi diri, stress yang berdampak pada penurunan kinerja. Karyawan yang bekerja dari jarak jauh memiliki lebih banyak tanggung jawab, selain bekerja mereka harus menjaga keluarga, dan juga mengurus pekerjaan rumah tangga. Jadi, manajer harus menunjukkan kepekaan dengan hal tersebut.
Positive feedback menjadi hal yang penting untuk diberikan ketika mereka bisa menyelesaikan pekerjaan dengan baik, dan semua pekerjaan berjalan dengan lancar. Kamu bisa menunjukkan feedback dengan cara menyampaikan umpan balik dengan kalimat yang baik dan nada bicara yang tepat. Hal ini akan menimbulkan perasaan dihargai dan motivasi diri.
